Paano magpadala ng isang sulat ng reklamo sa isang kumpanya

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Pagsulat ng isang liham na reklamo
• Bahagi 2 Gumamit ng naaangkop na tono at format
• Bahagi 3 Tumugon sa liham

Sa artikulong ito: Sumulat ng isang liham na reklamo Gumamit ng naaangkop na tono at format Sundin ang titik Mga Sanggunian

Maraming mga tao ang sumulat ng isang liham ng reklamo sa ilang mga punto sa kanilang buhay. Kung hindi ka nasiyahan sa mga produkto o serbisyo ng isang partikular na kumpanya, ang mga isyung ito ay karaniwang malulutas para sa kapwa benepisyo ng kapwa kasosyo sa isang liham na mariing itinatanggi ang sitwasyon, ngunit sa isang magalang na paraan. Ang pagsusulat ng isang sulat ng reklamo ay hindi mahirap o nakababahalang pag-asa. Ang kailangan mo lang gawin ay ipakita ang mga katotohanan nang malinaw at magalang na magmungkahi ng isang solusyon.

yugto

Bahagi 1 Pagsulat ng isang liham na reklamo

1. Isulat ang liham sa serbisyo ng customer. Kung nais mong sumulat ng isang liham na reklamo, mas epektibo para sa iyo na direktang makipag-ugnay sa serbisyo ng customer ng kumpanya na pinag-uusapan. Ginagamit ang serbisyo ng customer sa paghawak ng mga reklamo ng customer, at malamang na makikita mo ang iyong kahilingan na naproseso nang maayos at epektibo.
   • Kung maaari, hanapin ang pangalan ng tagapamahala ng kagawaran na ito. Simulan ang iyong sulat sa isang pahayag na kagandahang-loob bilang Mahal na sir o Mahal na madamkasunod ang pangalan ng tao. Kung hindi mo mahahanap ang pangalan ng manager ng serbisyo sa customer, isulat lamang ang form ng kagandahang loob.
   • Maaari mong mahanap ang address ng serbisyo sa customer sa website ng kumpanya, sa brochure ng kumpanya, sa anumang materyal na advertising na ginamit, o sa anumang packaging o label ng mga produktong inaalok.

2. 
   

   
   
   
   Dumiretso sa puntong. Ang unang linya ng iyong liham ay dapat na malinaw na sabihin kung bakit isinusulat mo ang iyong liham, at kung ano ang kakanyahan ng iyong reklamo. Ipakita ang maraming mga kaugnay na katotohanan hangga't maaari, kasama ang petsa, oras at lugar kung saan ibinigay ang serbisyo (o ginawa ang pagbili), hindi nakakalimutan ang lahat ng mga serial number o modelo na pinag-uusapan.
   • Ang tatanggap ng missive ay dapat makilala ang layunin ng sulat nang mas mababa sa limang segundo. Kaya subukang iwasan ang pagsimula sa isang pagpapakilala ng masyadong mahaba at disjointed.
   • Maaari kang magpakita ng higit pang mga detalye o ipaliwanag ang sitwasyon sa susunod na talata, ngunit ang mga unang linya ay dapat i-highlight ang iyong reklamo nang matagumpay hangga't maaari.
   • Narito ang hitsura ng iyong unang pangungusap: "Sumusulat ako upang magreklamo tungkol sa isang kamalian na hair dryer na binili ko noong Hulyo 15 sa iyong lokal sa XXX Street sa Paris. "

3. 
   

   
   
   
   Maging tiyak tungkol sa kinalabasan ng problema. Kung nais mo ang isang kapalit ng produkto, isang refund, pag-aayos, o iba pang mga form ng kabayaran, gawing malinaw sa pangalawang talata. Kaya, mas malamang na hindi ka makakatanggap ng mga form, o iba pang mga sulat ng pagtugon, at bigyan ang tatanggap ng isang bagay na gagana.
   • Subukan na maging mabubuo hangga't maaari sa iyong mga puna, nag-aalok ng isang paraan upang malutas ang problema na iyong kinakaharap, upang mapanatili ang iyong relasyon sa kumpanya. Kung hihilingin mo ang isang refund o iba pang uri ng kabayaran, habang nagbabanta na hindi kailanman bumili ng isang produkto o gumamit ng mga serbisyo ng kumpanya na iyon, hindi mo maaaring makita ang naproseso ng iyong mga kahilingan.
   • Kung nais mong ayusin ng kumpanya ang isang mas malaking problema, isama ito sa iyong sulat, ngunit tandaan na aabutin ang oras.
   • Huwag nanganganib na mag-demanda sa iyong unang sulat. Ito ay maaaring maging isang huling solusyon sa resort na gagamitin, ngunit ipadala muna ang iyong sulat ng reklamo at maghintay ng isang kanais-nais na tugon.

4. 
   

   
   Subukang ikabit ang mga kopya ng mga voucher. Maaari itong maging mga resibo, garantiya, sigurado, mga kopya ng mga tseke na iyong ipinadala at, kung kinakailangan, maaari kang maglagay ng larawan o video. Ang lahat ng mga dokumento ay dapat isama sa sulat. Ang lahat ng mga dokumento ay dapat samahan ang iyong sulat.
   • Siguraduhing magpadala ng mga kopya ng mga piraso na nais mong ilakip, ngunit hindi ang mga orihinal. Sa ganitong paraan, hindi mo mawawala ang mahalagang impormasyon na ito, kung sakaling kailangan mong magsumite ng mga pagsuporta sa mga dokumento sa isang third party.
   • Huwag kalimutan na tukuyin ang lahat ng mga kopya na ilakip mo sa liham. Narito ang isang halimbawa: "Mangyaring maghanap ng nakalakip na kopya ng aking orihinal na resibo, kasama ang isang kopya ng warranty at impormasyon sa serial number ng hair dryer. "

5. 
   

   
   Bigyan ng oras upang ayusin ang problema. Makakatulong ito upang payagan ang isang naaangkop na tagal ng oras para sa paglutas ng problema. Tiyakin ka nito at makakatulong na malutas ang problema sa isang mas maikling oras.
   • Ang pagbibigay ng isang deadline ay maiiwasan din ang posibilidad na mawala o makalimutan ang iyong liham, na maaaring maging mas mahigpit ang iyong relasyon sa kumpanya.
   • Tiyaking makatwiran ang pagkaantala. Ang isang panahon ng isa o dalawang linggo ay karaniwang sapat, kahit na nakasalalay sa hinihiling mo.

6. 
   

   
   Isara ang sulat nang may paggalang. Salamat sa iyong tatanggap para sa kanyang tulong at ipaalam sa kanila kung kailan mo nais makipag-ugnay upang malutas ang problema, at kung paano ito magagawa. Pinapadali nito ang gawain at nagbibigay sa iyo ng mas mahusay na mga resulta.
   • Pormal na isara ang liham na may isang expression tulad ng "Taos-puso", kung alam mo ang pangalan ng tatanggap, o "Mangyaring tanggapin ang aking mga pagbati" kung hindi ito ang kaso. Iwasan ang hindi pormal na mga pormula ng pagsasara tulad ng "Aking taimtim na pagbati" o "Lubhang Taos-puso".

Bahagi 2 Gumamit ng naaangkop na tono at format

1. 
   

   
   Maging magalang. Siguro nagagalit ka, at marahil tama ka, ngunit ang pagiging hindi magalang ay ilalagay lamang ang tatanggap sa nagtatanggol. Sumulat ng isang liham na may magalang na tono at maiwasan ang lahat ng mga gastos upang makagawa ng mapanganib, magagalitin o naiinis na mga puna. Alalahanin na ang taong nag-uugnay sa iyong liham ay hindi direktang responsable para sa lahat ng nangyayari sa iyo, at mas magiging kaaya-aya at masisiyahan siyang tulungan ang isang kliyente na magalang at magiliw, sa halip na isang mamimili na nagagalit at sino ang may akusasyon na tono.
   • Alalahanin na ang kumpanya kung saan ka nagpapadala ng missive ay hindi nais mong sinasadya. Karamihan sa mga kumpanya ay masaya na nasiyahan ang kanilang mga customer.
   • Mas magiging matagumpay ka kung ituring mo ang tatanggap bilang isang taong nais na tulungan ka, sa halip na ipagpalagay na mayroon siyang masamang hangarin.
   • Iwasan ang pagsulat ng liham kapag nagagalit ka. Inaasahan na maging mas payat, o kung gusto mo, isulat ito, at maghintay ng isang araw o dalawa bago ipadala ito. Sa lahat ng posibilidad, nais mong muling tukuyin ang ilang mga ideya upang lumitaw ang hindi gaanong agresibo.

2. 
   

   
   Maging maigsi. Ang mga kinatawan ng serbisyo sa customer ay maaaring makatanggap ng daan-daang mga liham araw-araw, kung bakit mahalaga na makarating sa puntong napakabilis upang malaman nila nang eksakto kung ano ang aasahan sa lalong madaling simulan nilang basahin. Kung ang iyong liham ay masyadong mahaba o masyadong detalyado, ang mambabasa ay malamang na magmukhang mababaw sa nilalaman ng query at hindi magkakaroon ng isang napakalinaw na ideya ng problema o mga solusyon na iminumungkahi mo.
   • Iwasan ang mga hindi kinakailangang detalye o sadyang nagpapasiklab na mga puna.
   • Gawin ang iyong missive stand sa isang pahina, o gumawa ng mas mababa sa 200 mga salita.

3. 
   

   
   May awtoridad. Ang saloobin na ito ay nagbibigay ng tamang tono sa iyong liham at maaaring maging sanhi ng seryoso na gawin ng mga opisyal ng kumpanya ang iyong reklamo. Ito ay totoo lalo na para sa mga malubhang reklamo na maaaring magkaroon ng makabuluhang mga reperensya sa pananalapi.
   • Ang pagiging makapangyarihan ay nagsasangkot ng maraming mga bagay tulad ng kalidad ng linggwistiko, kaalaman sa iyong mga karapatan at mga obligasyon ng lipunan, pati na rin ang propesyonalismo na ipinakita mo sa liham.
   • Ang lahat ng ito ay nagbibigay sa iyo ng kredensyal, at maaaring magkaroon ng isang positibong epekto sa tugon sa iyong liham.

4. 
   

   
   Isulat ang titik sa naaangkop na format. Tulad ng nabanggit sa itaas, ang layout na ginamit upang gawin ang iyong liham bilang propesyonal hangga't maaari ay tumutukoy kung paano matatanggap ang iyong reklamo. Ipahiwatig ang iyong pangalan at address at ang petsa sa itaas na kaliwang sulok ng pahina, na sinusundan ng pangalan o pamagat ng tatanggap, at ang address ng kumpanya sa kaliwang bahagi lamang sa itaas ng katawan ng sulat.
   • Palaging gumamit ng computer upang ma-type ang iyong missive para sa mas madaling pagbasa at malinis na nilalaman. Kung kailangan mong sumulat ng isang sulat sa pamamagitan ng kamay, siguraduhin na ang iyong sulat-kamay ay malinaw at mababasa nang walang mga pagbura o mantsa ng tinta.
   • Mag-iwan ng isang walang laman na puwang sa ilalim ng pagsasara ng pahayag upang isulat ang iyong pirma sa pamamagitan ng kamay. Sa seksyong ito, dapat mong isulat ang iyong pangalan nang ligal.
   • Sumulat ng isang maayos at maayos na liham na may mga talata na may parehong sukat.

5. 
   

   
   Suriin ang spelling at grammar. Maaaring matukoy ng spelling at grammar ang kinalabasan ng iyong reklamo. Siguraduhin na baybayin suriin ang iyong computer bago i-print ang missive, o ipabasa ito sa isang tao bago ipadala ito.

Bahagi 3 Tumugon sa liham

1. 
   

   
   Maghintay. Maging mapagpasensya at huwag subukang gumawa ng anumang karagdagang pagkilos hanggang sa takdang oras na iyong iminungkahi sa iyong sulat. Kung ang nakapirming petsa ay pumasa nang walang anumang tugon mula sa kumpanya, maaari kang mag-follow up sa pamamagitan ng pagtawag o pagpapadala ng isang e-mail upang suriin kung natanggap ang iyong liham. Pinakamabuting bigyan ang kumpanya ng pakinabang ng pagdududa.
   • Kung hindi ka nakatanggap ng anumang impormasyon tungkol sa liham, o kung hindi nasiyahan ang resolusyon, maaari kang magreklamo sa isang superbisor.

2. 
   

   
   Magreklamo ayon sa istraktura ng hierarchical. Kung hindi mo malulutas ang problema sa manager ng serbisyo sa customer, subukang hanapin ang susunod na manager ayon sa hierarchical istraktura ng kumpanya at makipag-ugnay sa kanya. Sa bawat oras na umakyat ka sa hagdan, mula sa isang kinatawan ng serbisyo, sa pangkalahatang tagapamahala, siyempre sa pamamagitan ng tagapamahala ng serbisyo sa customer at bise presidente, subukang sumali sa iyong pagsusulat sa mga nakaraang antas. Sa gayon, ang kinatawan na pinag-uusapan ay magkakaroon ng isang mas malinaw na ideya ng sitwasyon, at maaaring makatulong ito upang malutas ang problema sa isang hindi nakakasundo na paraan.
   • Mas mabuti, magsimula sa departamento ng customer bago maabot ang susunod na antas. Sa katunayan, ang kagawaran na ito ay mas ginagamit upang paghawak sa mga ganitong uri ng mga reklamo, at ang anumang mail na kinausap sa pangkalahatang tagapamahala ay malamang na maipadala sa sangay na ito ng kumpanya.
   • Kung ito ang kaso, ang mga empleyado ng serbisyo sa customer ay maaaring awtomatikong magkaroon ng masamang impression sa iyo dahil sinubukan mong magtrabaho sa paligid nila.
   • Magkaroon ng kamalayan na kung magpadala ka ng isang liham sa pangkalahatang tagapamahala o isang tagapangasiwa ng kumpanya, ang iyong liham ay dapat na napakalinaw, maigsi at mahusay na nakasulat, dahil hindi siya magkakaroon ng naunang kaalaman sa insidente.

3. 
   

   
   Kumunsulta sa isang abogado. Malalaman ng abogado kung paano magpatuloy sa pagdemanda. Tandaan na ang pagsubok ay dapat na iyong huling hakbang, at ang pagbanggit nito sa iyong liham ay magtatakda ng isang negatibong tono at maaaring kasabay nito ay hadlangan ang anumang kabayaran na hiniling mo. Ang nasabing desisyon ay maaari ka ring saktan kung mawala ka sa pagsubok.

payo

• Bago ka magsimulang magsulat, maglaan ng sandali at mag-isip tungkol sa nangyari sa iyo. Kapag naisip mo ang sitwasyon at malinaw na tinukoy kung ano ang gusto mo pabalik at kung paano mag-apply, maaari mong simulan ang pagsulat ng iyong liham na reklamo.
• Huwag isama ang patotoo ng ibang tao sa iyong liham. Sa katunayan, kung sa tingin mo na ang sitwasyong ito ay maaaring magtapos sa korte, mas mahusay na iwasan hindi lamang ang anumang mga pahayag ng mga saksi, kundi pati na rin ang kanilang mga pangalan. Tandaan din na ang isang demanda ay maaaring magastos. Mas mahusay na maabot ang isang kasunduan sa hindi pormal, o hindi bababa sa pamamagitan ng arbitrasyon.
• Siguraduhing isama sa iyong liham ang iyong pangalan, address, email at numero ng telepono (sa bahay, opisina, at cell phone kung maaari). Bilang karagdagan, alamin kung sino ang marahil basahin ang mail upang makakuha ka ng impormasyon tungkol sa katayuan ng iyong reklamo.
• Kung nais mong magreklamo tungkol sa isang partikular na tao, limitahan ang iyong sulat sa taong pinag-uusapan, at huwag tanggihan ang buong kumpanya. Kung nais mong magreklamo tungkol sa patakaran ng kumpanya, huwag iinsulto ang tatanggap o ang mga patakaran. Kailangan mo lamang ilantad ang problema sa pinag-uusapan at ang iyong kahilingan.
• Huwag gumamit ng mga pang-aabuso na termino. Tandaan na ang gusto mo ay kabayaran o isang solusyon sa problema. Bilang karagdagan, ang pagiging hindi kasiya-siya sa pamamagitan ng mapanirang insulto ay hindi makakatulong sa iyo. Kung nais mong magpatibay ng isang wikang pang-firmer, iwasan ang passive form at gumamit ng mas direkta at naglalarawang mga salita. Mga salitang tulad ng dismayed at suwail ay mas matindi kaysa sa nasiyahan.
• Panatilihin ang mga kopya ng lahat ng iyong sulat at huwag kalimutan ang mga petsa kung kailan ipinadala ang mga titik.
• Ang ilang mga site ay nagpapahintulot sa mga bisita na ipahayag ang kanilang mga reklamo. Suriin sa kanila upang makita kung ang ibang mga customer ay nasa parehong sitwasyon sa parehong kumpanya tulad mo.
• Gumawa ng isang pangwakas na pagbabasa at tiyakin na ang nilalaman ng iyong kahilingan ay matapat, makatotohanan at napatunayan.
• Ang pagpapadala ng isang sulat-kamay na sulat ay may mas mahusay na epekto kaysa sa paggawa nito sa pamamagitan ng e-mail, fax, o sa pamamagitan ng blog o website ng kumpanya. Karamihan sa mga kumpanya ay nagbibigay ng mataas na priyoridad sa sulat ng sulat-kamay.

babala

• Ito ay labag sa batas na humingi ng anumang uri ng pisikal o pandiwang banta sa iyong liham, tulad ng pagsira sa pag-aari, pagsasama ng kalusugan ng iba, o pagbabanta sa kaligtasan ng isang indibidwal. Ang mga banta na ito ay maaaring bigyang kahulugan bilang panggugulo, na sapat na dahilan upang sundin ang mga paglilitis sa korte sa isang korte ng batas, na maaaring mapailalim sa mga parusa mula sa multa hanggang sa pagkabilanggo. Para sa iyong kapakanan, huwag pansinin ang lahat ng mga pagbabanta. Mas mahusay na huwag ilagay ang mga ito sa pagsulat, hayaan mong ipadala ang mga ito!